informations générales
Paris
Ameller Dubois, agence d'architecture d'environ 70 collaborateurs basée sur paris recherche un(e) assistant(e) administratif (ve) Chargé (e) du secrétariat et des services généraux pour rejoindre son équipe Support.
En lien direct avec les responsables Administratif & Financier et des Ressources Humaines, l'Assistant(e) administratif(ve) aura pour missions :
- Accueil des visiteurs : identifier leur demande et les orienter
- Standard téléphonique : redirection des appels vers le bon interlocuteur, appels en absence
- Gestion du courrier (mail et papier) : envoi, réception et diffusion en interne, classement, archivage, rédaction de courriers
- Réalisation des expéditions (Chronopost, coursier, La poste.)
- Gérer les boîtes mail du secrétariat et redirection
- Organisation et réservation des voyages, déplacements, évènements des dirigeants (transports, hébergement .)
- Intendance quotidienne de l'agence : gestion des stocks et commandes des fournitures d'agence (papeterie, entretien et alimentaire)
- Diffusion d'informations auprès des collaborateurs sur le réseau interne de l'agence
- Prise de rendez-vous commerciaux pour les associés
- Suivi administratif des contrats fournisseurs des consommables (numérisation, classement, archivage)
- Suivi et mise à jour du répertoire des contacts
- Assurer une veille sur les achats auprès de fournisseurs
- Préparation des pièces comptables chaque mois
- Organisation du démarrage administratif d'opérations
- Assistance et mise en forme des rendus administratifs
- Préparation et suivi des notes de frais
- Préparation du dossier administratif des nouveaux arrivants
PROFIL RECHERCHE
Ce poste polyvalent et pivot nécessite rigueur, organisation, autonomie et coordination ; ainsi qu'une aisance relationnelle pour travailler en équipe et diffuser une image positive et dynamique de l'agence.
Une expérience sur un poste similaire (agence d'architecture, bureau d'étude .) et la maîtrise du vocabulaire professionnel inhérent aux activités du bâtiment serait appréciable.
Bonne maîtrise du Pack Office indispensable
En savoir plus sur cette annonce sur le site de notre partenaireEn lien direct avec les responsables Administratif & Financier et des Ressources Humaines, l'Assistant(e) administratif(ve) aura pour missions :
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- Standard téléphonique : redirection des appels vers le bon interlocuteur, appels en absence
- Gestion du courrier (mail et papier) : envoi, réception et diffusion en interne, classement, archivage, rédaction de courriers
- Réalisation des expéditions (Chronopost, coursier, La poste.)
- Gérer les boîtes mail du secrétariat et redirection
- Organisation et réservation des voyages, déplacements, évènements des dirigeants (transports, hébergement .)
- Intendance quotidienne de l'agence : gestion des stocks et commandes des fournitures d'agence (papeterie, entretien et alimentaire)
- Diffusion d'informations auprès des collaborateurs sur le réseau interne de l'agence
- Prise de rendez-vous commerciaux pour les associés
- Suivi administratif des contrats fournisseurs des consommables (numérisation, classement, archivage)
- Suivi et mise à jour du répertoire des contacts
- Assurer une veille sur les achats auprès de fournisseurs
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- Assistance et mise en forme des rendus administratifs
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PROFIL RECHERCHE
Ce poste polyvalent et pivot nécessite rigueur, organisation, autonomie et coordination ; ainsi qu'une aisance relationnelle pour travailler en équipe et diffuser une image positive et dynamique de l'agence.
Une expérience sur un poste similaire (agence d'architecture, bureau d'étude .) et la maîtrise du vocabulaire professionnel inhérent aux activités du bâtiment serait appréciable.
Bonne maîtrise du Pack Office indispensable
